10 råd på veien mot nytt betalingssystem

Å gå til anskaffelse av nytt kasse- og betalingssystem er et viktig valg fordi du skal leve med systemet i flere år og valg av riktig system vil spare deg for hodebry, frustrasjon og kostnader. I dagens marked så finnes det svært mange tilbydere – norske og utenlandske – og antallet har steget med ca. 250% siden 2015.

På bakgrunn av vår erfaring og henvendelser vi mottar har vi laget en liste over sjekkpunkter som kan være nyttige man skal gå i gang med prosessen med å velge ut kasse- og betalingssystemet du skal leve med i årene som kommer. Vi håper du finner den nyttig og er til hjelp uansett hvem du måtte velge som leverandør.

VÅRE 10 RÅD

  1. DEFINER DINE KRAV TIL SYSTEM OG FUNKSJONALITET

    Hvilke behov i din bedrift skal kasse- og betalingssystemet dekke? Skriv ned en kravspesifikasjon og del opp dine behov i «må ha», «bør ha» og «kjekt å ha». I kontakt med ulike leverandører bør man be leverandøren besvare kravspesifikasjonen – helst skriftlig – slik at man enkelt kan avdekke om kravene er dekket. Leverandøren har da ut fra sin bransjeerfaring et utgangspunkt for å komme med utfyllende spørsmål og gode råd man kanskje ikke har tenkt på.Man skal være oppmerksom på at systemer som er utviklet for faghandel (klær, sko, sport, blomster, frisør, interiør osv) svært sjelden er en god løsning for serveringsbransjen. Og visa versa. Ulike bransjer har ulike behov. Ingen systemer takler alle bransjer like godt.

  2. ER KASSE- OG BETALINGSSYSTEMET GODKJENT?

    Alle som har en omsetning på mer enn ca. 280.000,- pr år og driver kontantsalg (kontanter eller bankkorttransaksjoner) må ha et godkjent kassasystem. Fra Skatteetatens sider: «Fra 1. januar 2017 er det bare tillatt å selge kassasystem som tilfredsstiller kravene i kassasystemlova og kassasystemforskrifta. Bokføringspliktige har frist til 1. januar 2019 med å oppgradere sine kassasystem eller anskaffe nytt system.» Systemene som selges skal det leveres produkterklæring på overfor Skatteetaten. På skatteetaten.no finner man alle systemer som det er innlevert produkterklæring på.

    Men det betyr ikke at systemet måler inn til loven og forskriften når myndighetene kontrollerer systemene fra 1. januar 2019. Du må derfor be om dokumentasjon / kontrakt på at din leverandør forplikter seg til at systemet til enhver tid skal levere din bedrift et godkjent system. Om så ikke så bør en returrett foreligge.

  3. INNHENT INFORMASJON OG PRIS FRA FLERE LEVERANDØRER

    Det er alltid lurt å henvende seg til flere når man skal gå til større innkjøp av noe. Så også med kassasystemer, bankterminaler osv. Det som imidlertid kan være en utfordring er å få et sammenlignbart overblikk. Mange gjør den feil å sammenligner epler med appelsiner og ikke epler med epler. Flere leverandører kan levere samme produkt, men kanskje til forskjellige priser. Men svært ofte så handler det om ulike leverandører og ulike produkter. Sørg også for at det gis bindende pris på alt utstyr, programvare, tilleggsmoduler, installasjonskostnader, opplæring, alle driftslisenser, supportavgifter, eventuelle servicekostnader. Mange får dessverre en ubehagelig overraskelse i ettertid fordi det kommer tilleggsfakturaer på utstyr og tjenester som ikke var med i det opprinnelige tilbudet som man gikk for.

  4. SERVICE OG SUPPORT

    Hvilken service og support forventer du og har behov for? Er serviceavtale og support inkludert i prisen? Hva dekker en serviceavtale? Hva dekker support og når kan man henvende seg?Det er mange leverandører som hevder de gir 24/7/365 support. Ikke alle leverer det de lover. Andre har andre løsninger som for eksempel sier 08 – 18 alle virkedager. Det som er viktig er at support kan nås når man har behov for det. Det hjelper lite med 08 – 18 alle virkedager om man driver nattklubb. Noen har fastpris på sin support, noen har fastpris innenfor et gitt tidsrom, mens igjen andre fakturerer etter forbrukt tid.

    Noen leverer serviceavtale. Det kan være bra, men man bør spørre seg om kostnaden er forsvarlig og sette seg inn i hva som dekkes inn i en serviceavtale. For noen kan en serviceavtale være bra, men hos andre så vil det lønne seg å ta kostnaden når den kommer. Noen leverandører pålegger sine kunder å tegne serviceavtaler. Men dette bør være opp til hver enkelt kunde å vurdere om man har behov for ut fra driftsbildet. Kostnaden med en serviceavtale må stå i samsvar med innholdet i avtalen.

    Hva om uhellet er ute og man står med maskinutstyr som ikke virker? Hvilke ordninger tilbys av garantiordninger, bytteservice, utlånsordninger slik at man får et erstatningsprodukt mens eget utstyr er på service eller det må leveres erstatningsprodukt? Kan det tilbys service på stedet slik at leverandøren kommer til deg om noe er galt og utstyr må repareres eller byttes ut av en eller annen grunn? Husk at om du har kun én kasse og denne er defekt kan du risikere at du heller ikke har lov til å selge noe. Kostnaden kan da bli veldig høy om ting går galt. Risikoen bør være på et absolutt minimum.

  5. KARTLEGG DET TOTALE KOSTNADSBILDET – INNKJØPS- OG DRIFTSKOSTNADER

    Å vurdere prisen på et kassasystem kan være vanskelig. Igjen så gjelder det å sammenligne epler med epler og skaffe seg oversikt over det store bildet. Man kan ofte se at den prisen man får oppgitt av leverandøren ikke er den samme som man til slutt får faktura på. Noen leverandører opererer med lav innkjøpspris, men har i stedet høye priser på driftslisenser, servicekostnader, kurs og support. Eller de har andre skjulte kostnader så som at man må betale et unødig høyt gebyr på korttransaksjoner. Andre leverer en fast og bindende pris både for kassasystem, betalingsterminaler og korttransaksjoner (gjennom eget valg av kortinnløser). Det er viktig å merke seg at en del leverandører leverer en gratis eller lav inngangspris for systemene sine. Men man betaler da en provisjon basert på omsetningen som genereres gjennom systemet. For mange er dette et godt sted å begynne, men man må være bevist på hva man egentlig betaler. Andre opererer med at leverandørens egne betalings- og kortterminaler skal benyttes. Også her vil man ofte måtte betale mer pr. transaksjon enn hva som vil være tilfellet med en ordinær betalingsterminal. Et kjapt regnestykke viser at om man har en provisjonsbasert lisenskostnad på 1% mer enn et tradisjonelt kassasystem / betalingsterminal, så vil kostnaden være 5000,- i måneden om man har en omsetning på en halv million i måneden. Altså 60.000,- i året. Dette må selvsagt inn i et regnestykke som tar for seg totalkostnaden for anskaffelse og drift.

    For å kunne vurdere de ulike leverandørene opp mot hverandre når det kommer til pris bør man kunne beregne hva man totalt sett vil måtte betale for systemet. Gjerne over en femårs periode.

    Et regnestykke kan da se slik ut:

    Pris innkjøp av programvare
    + Pris innkjøp av maskinvare
    + Pris montering
    + Pris kurs og opplæring
    —————————————-
    = Anskaffelseskostnad
    =======================

    Pris på programvarelisens pr. år
    + evt. vedlikehold programvare pr. år
    + evt. serviceavtale pr. år
    + evt. supportavtale pr. år (Om pris pr. henvendelse – estimer)
    + evt. kostnader forbundet med omsetningsprovisjon eller forhøyede kortgebyrer
    —————————————-
    = Driftskostnader for 1 år
    =======================

    Anskaffelseskostnad
    + Driftskostnader x 5 år
    —————————————-
    = Totale kostnader etter 5 år
    =======================

  6. SJEKK OPP LEVERANDØREN – FÅ REFERANSER!

    Etter at kassaloven trådde i kraft i 2015 og frem til i dag (2018) så har antall tilbydere av kasse- og butikkdataløsninger til det norske markedet økt med ca. 400%. Dette er både norske og internasjonale tilbydere. Dette betyr at svært mange er nyetablerte selskaper som ikke har «satt» seg og vil være forbundet med høyere risiko for at skal forsvinne. Det er dessverre en del som har gått til anskaffelse av ny kasse- og betalingsløsning og hvor leverandøren har gått konkurs med det resultat at man står uten hjelp og som i ytterste konsekvens må gå til anskaffelse på nytt.Når du skal velge leverandør så bør man velge en som har vært i markedet en stund, har solid økonomi og som leverer systemer som ikke er nyutviklet. Nyutviklede systemer har gjerne barnesykdommer eller mangler funksjonalitet som skal komme på et senere tidspunkt uten at dette er tidfestet forpliktende overfor kunden.

    Sjekk opp leverandørens referanser. Har leverandøren kunder som kan sammenlignes med din virksomhet? Snakk med dem som benytter systemet og spør utfyllende. Hva er bra med systemet, hva er mindre bra? Fungerer support? Har man hatt kostnader med systemet utover det forventede? Har leverandøren kjennskap til din bransje og kan komme med kvalifiserte råd og veiledning for driften ved behov? Husk også på at eier eller daglig leder ser ting på en annen måte en den som benytter selve kassepunktet. Det kan være nyttig å få referanser fra begge sider.

  7. ANSKAFFE MASKINVARE SELV?

    Noen tilbydere av kasseløsninger gir deg som kunde mulighet til å kjøpe maskinvaren selv hvor du måtte ønske. Man kjøper utstyret selv og laster bare ned og installerer en programvare. Men systemleverandøren tar da forbehold om systemets evne til å fungere optimalt.Som hovedregel er det alltid lurt at leverandøren leverer både programvare og maskinvare. Det er flere fordeler med dette. Du får da som regel utstyr som leverandøren vet fungerer sammen og har høy oppetid slik at leverandøren ikke får unødig support- og servicebelastning. I tillegg kjenner serviceteknikerne og supporttjenesten utstyret og kan enklere feilsøke og hjelpe om det skulle være et problem. Et siste punkt er at du som kunde får ett kontaktpunkt for systemet og slipper å bli en kasteball mellom ulike leverandører.

  8. INSTALLERE SELV?

    Om man har kjøpt eget utstyr så er det leverandører som tilbyr å laste ned programvaren og installere denne selv. Er man kyndig med datamaskiner, operativsystemer og IT generelt så kan dette være en løsning. Men om ting ikke fungerer som det skal så får man gjerne problemer med å få hjelp til feilsøking. I verste fall en faktura for å sette systemet opp på nytt av en tekniker.Som i punkt 7 vil det som hovedregel være lurt at leverandøren forestår installeringen av programvare og drivere til det utstyret som skal knyttes opp. Igjen har dette med erfaring og kompetanse med programvaren og evnen til å «skru» systemet godt sammen slik at man får et driftsstabilt system.

    De fleste systemer i dag kan kobles på nett slik at serviceteknikere kan koble seg på kassen og utføre installasjon, oppgraderinger, support og teknisk vedlikehold. I noen tilfeller er det ikke nødvendig med en montør på stedet for å kunne sette opp systemet. Så lenge man er litt fingernem og kan sette strøm og nettverk på kassen så kan installasjon, opplæring og support gjøres fra leverandørens kontorer.

  9. BETALINGSTERMINALER, VIPPS OG NYE BETALINGSLØSNINGER

    Kontanter ser man mindre og mindre av, men kommer likevel til å være med oss en del år ennå. Og man kan ikke nekte å ta imot kontanter. Men nå er det betalingsterminaler og betalingsapper som står for brorparten av alle transaksjoner.Valg av betalingsterminal er viktig og mange av de samme prinsipper vil gjelde som for valg av kassesystem. Man bør tenke gjennom om det skal være en mobil terminal eller en stasjonær type? Skal den integreres mot kasse, eller skal den benyttes frittstående? Skal man leie eller kjøpe – hva svarer seg?

    Det er viktig at man også her får et fullt ut oversiktlig kostnadsbilde over fem år. Kjøper man en terminal så vil det normalt komme en programvarelisens. Leier man er ofte denne lisensen inkludert i leieprisen. Er det serviceavtale inkludert? Kan man tegne egne avtaler med bankaxept og kredittkortselskaper? En del leverandører leverer betalingsterminaler til en tilsynelatende svært lav pris. Men man betaler en høyere transaksjonskostnad pr. transaksjon. Ofte over 1 % mer enn kortinnløserselskapene vil kunne tilby. Derfor er det viktig at man gjør et anslag over forventet omsetning før man tegner avtaler om betalingsterminaler og betalingsapper.

    Nye løsninger for betaling er over oss for fullt. Vipps er blitt svært utbredt og nye kommer til så som AliPay, Apple Pay og andre. Her er det viktig å være seg bevist kostnadene forbundet med løsningene. Det som kan virke som en god ide i starten kan etter hvert som omsetningen øker bli en kostbar affære. Det er viktig at man setter seg godt inn i vilkårene og de priser som gjelder og vurderer dette opp mot tradisjonelle betalingsterminaler. På et utsalgssted med høy transaksjonsfrekvens vil betalingsplattformens evne til å ta unna være svært avgjørende for ikke å tape omsetning.

  10. VURDER KASSESYSTEMET OPP MOT DITT REGNSKAPS- OG TREDJEPARTSSYSTEMER

    Tid er penger heter det. Og vi er enig. Man bør vurdere å velge et kassesystem som kan integreres mot ditt regnskapssystem slik at alle transaksjoner og data overføres direkte. Det kan veldig fort lønne seg i lengden selv om en integrasjon har en kostnad. For skal regnskapsføreren punche dine tall, og om det er feil lete etter disse, så påløper kostnadene fort. Mange regnskapsførere tilbyd nå en fastpris for å føre regnskap, men da under forutsetning av at kassesystemet kan sende dine regnskapstall direkte inn i regnskapssystemet.

 

Kanskje du nå ble mer forvirret og frustrert enn før du startet å lese denne artikkelen? Ikke nøl med å ta kontakt med oss. Vi gir deg kvalifiserte råd på veien og forklarer deg hva ulike løsninger innebærer av fordeler og ulemper. Ikke minst kostnader rundt de ulike løsningene. Vi kan ikke svare for priser hos våre konkurrenter, men hos oss koster det ingenting å ta en telefon eller sende en mail.

Lykke til!

Trenger du ytterligere råd eller et uforpliktende tilbud. Kontakt oss!

 

råd om kassesystem

0

Start typing and press Enter to search

MELD DEG PÅ VÅRE NYHETSBREV
Motta gode tilbud og hold deg oppdatert på nyheter rundt kasse- og betalingsløsninger helt uforpliktende.
Du kan melde deg av når du selv ønsker!