Kassasystemlova omhandler kassasystemer som tilbys til alle virksomheter som driver kontantsalg. Med kontantsalg menes varer og tjenester der kjøperens betalingsplikt blir gjort opp ved levering, enten det betales med kort eller kontanter. Salg over internett regnes ikke som kontantsalg. Det nye regelverket har som hovedformål å redusere omfanget av svart økonomi i kontantbransjene.
Hva bør du som vite om den nye kassasystemloven?
Krav til brukerne av kassasystemer
Som bokføringspliktig omfattes du ikke direkte av Kassasystemlova, men fra og med 1. januar 2019 må alt kontantsalg registreres og dokumenteres ved bruk av et kassasystem med produkterklæring. Dette er hjemlet i en ny bestemmelse i bokføringsloven, ikke i selve Kassasystemlova.
Etter 1. januar 2019 kan bedrifter som unnlater å registrere og dokumentere kontantsalg i et godkjent kassasystem bli pålagt bøter.
Det forventes imidlertid ikke at bedriftene skal ha inngående kjennskap til kravene i Kassasystemlova, og dersom et kassasystem med produkterklæring viser seg å ikke tilfredsstille kravene, er det systemleverandørens og ikke ditt ansvar. Men om leverandør ikke er i stand til å oppfylle loven vil man måtte bytte kassasystem til et som måler inn til loven.
Hovedkravene i Kassasystemlova
De detaljerte kravene til godkjente kassasystemer finner vi i Forskrift om krav til kassasystem, som utfyller kassasystemloven.
Forskriften fastslår blant annet at kassasystemet må
- kunne registrere vekselkasse
- kunne registrere betaling med ulike typer betalingsmidler
- ha kvitteringer som oppfyller en gitt mal av innhold og tekst
- ha klokke, som er stilt til norsk normaltid og justeres for sommertid
- skille mellom positive og negative beløp på alle kvitteringer, rapporter og i elektronisk journal
- være lagt til rette for at all kontinuerlig bruk (bl.a. betalingsmidler) blir registrert særskilt for hver virksomhet, dersom systemet brukes av flere ulike bokføringspliktige.
All kontinuerlig bruk skal lagres fortløpende i elektronisk journal og i tillegg kunne eksportere denne til et SAF-T format. For hvert kassapunkt må systemet dessuten kunne produsere X-rapporter, Z-rapporter, salgskvitteringer og returkvitteringer.
Kassasystemforskriften legger også ned forbud mot enkelte funksjoner. Blant annet kan programvaren ikke ha funksjoner som gjør det mulig for brukeren å fjerne, endre eller legge til opplysninger i registreringene. Den skal heller ikke kunne integreres med annen programvare som gjør det mulig å endre eller slette elektronisk journal.
Krav til systemleverandørene
- Siden 1. januar 2017 er det forbudt å tilby kassasystemer som ikke er i samsvar med kravene i Kassasystemloven.
- Før et kassasystem kan tilbys for salg eller utleie, må leverandøren avgi en såkalt produkterklæring til skattekontoret, som bekrefter at systemet oppfyller kravene i lovverket.
- Systemet skal være bygd opp slik at det enkelt kan vurderes om det oppfyller kravene.
- En beskrivelse av systemets oppbygging og funksjoner skal følge med systemet ved salg, utleie eller utlån.
- Skattekontoret kan kreve nødvendig innsyn i programvare, servicemanualer etc.
Unntak fra kravene
Det er noen unntak fra kravet om å bruke kassasystem med produkterklæring for noen typer virksomheter:
- Næringsdrivende med lav omsetning, det vil si mindre enn 50 000 kroner eks. mva. i løpet av et regnskapsår
- Virksomheter som driver ambulerende og sporadisk kontantsalg, som for eksempel juletresalg eller salg fra fiskebil, såfremt ikke omsetningen eks. mva. overstiger 3 G (ca 278 000 kroner i 2016)
Hva bør du tenke på?
Kravene til brukerne trer ikke i kraft før 1. januar 2019. Det er derfor ikke nødvendig å foreta seg noe umiddelbart, men det begynner å haste, og innen utgangen av 2018 må du ha forsikret deg om at ditt eksisterende kassasystem er i samsvar med de nye reglene eller anskaffet et nytt.
Før man går til anskaffelse bør man forsikre seg om at systemleverandør har en solid bakgrunn og at valgt system finnes i oversikten hos Skatteetaten. Se for øvrig våre råd på veien mot anskaffelse av kassasystemer her.
